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업무포털 이용 가이드

2 스크랩
  • 작성자이주헌
  • 작성일2018-12-31
  • 조회수2718

업무관리시스템은 공문서의 작성과 유통을 위해 사용하는 시스템입니다. 기안과 문서접수가 가능하고 내부 메일 기능이 있습니다.

(1) 문서관리

① 기안: 문서를 작성하고 발송합니다.

  • ㉠ [문서관리] - [기안] - [공용서식] - [일반기안문 서식] 선택
  • ㉡ 결재 정보 지정 - 제목 입력, 과제카드 지정, 업무유형 선택, 대국민공개여부 선택
    (민감한 정보가 포함되어 있는지 확인하여 공개/부분공개/비공개 선택), 직원열람제한 선택, 결재경로지정, 수신자 지정 등
  • ㉢ 본문 작성
  • ㉣ 결재올림

② 접수: 외부기관에서 온 문서를 문서대장에 편철합니다.

  • ㉠ 담당자가 지정되어 있지 않다면
    → [결재] - [결재대기] - 해당문서 선택 후 [일괄담당자과제지정] - [결재경로] - 조직도에서
    문서 담당자를 선택하여 ‘업무담당자’로 지정 - [과제카드선택] - [문서처리]
  • ㉡ 담당자가 지정되어 있다면
    → [결재] - [결재대기] - 해당문서 선택 후 [일괄과제지정] - [과제카드선택] - [문서처리]

③ 공람: 기안하거나 접수한 문서를 여러 사람이 볼 수 있게 합니다. 공람대기 문서 중 중요하지 않은 것은 여러 문서를 한꺼번에 선택하여 공람완료 처리할 수 있습니다.

(2) 메모관리

정식 공문으로 처리할 필요는 없으나 업무에 참고할 메모 또는 구두보고 등의 목적으로 사용합니다. 과제카드 입력, 수신자와 참조자 지정, 파일 첨부를 할 수 있습니다.

(3) 내부메일

업무관리시스템 내에서 사용하는 메일입니다. 각 시도교육청에서 제공하는 메일 또는 상용메일과 연동되지 않으며 사용자의 이름, 아이디, 기관명 등을 검색하여 조직도에서 직접 찾아야 하는 번거로움이 있습니다.
첨부 가능한 파일의 용량이 크지 않아 시도교육청 내의 구성원들에게 업무 연락을 할 때 주로 사용합니다.

(4) 개인설정

① 개인 수신그룹 관리: 문서 작성이나 공람에 필요한 개인 수신그룹을 관리할 수 있습니다. 자주 자용하는 공람그룹(예: 교직원 전체, 1-6학년 담임교사 등)을 지정해 두면 문서 편철 시 편리하게 사용할 수 있습니다.
② 개인정보 관리: 결재직위, 전화번호, 이메일 등의 정보를 입력할 수 있습니다.

(1) 품의작성

① 제목을 입력합니다. (예: 20○○ 5학년 1반 학급운영비 지출 품의)
② 품의 내용을 입력합니다.

2017학년도 5학년 1반 학습 지도 및 학급보상과 관련한 물품을 다음과 같이 구입하고자 합니다.

  • 1. 품의 내용
    1) 일시: 20○○. 3~ 20○○. 2
    2) 목적: 국어과 교수학습 지도 및 학급 경영을 위한 상품 구입
    3) 품목: 모형 마이크, 발표 막대, 공책, 연필 등
  • 2. 품의 금액: 100,000원
    (○○○ 홈페이지 학교 계정 장바구니에 담음)

③ 해당되는 예산을 선택합니다.
(예산의 해당 항목이 보이지 않을 경우 행정실 문서관리 담당자에게 권한 요청)
④ 품목내역, 규격, 수량, 단가 등을 입력합니다.
‘저장’ 후 ‘결재요청’을 누르면 업무관리시스템과 연계되어 기안문을 올릴 수 있습니다.
⑥ [품의목록] 메뉴에서는 이전에 품의한 내역을 볼 수 있습니다. ‘복사하기’를 눌러 이전 품의 내용을 불러와 쉽게 품의할 수 있습니다.

(2) 검사검수

지출품의를 올리고 물건을 구입하거나 비용을 지출한 후에 확인하는 절차입니다. 행정실에서 요청하면 ‘요청일자’를 맞추어 검수처리를 하면 됩니다.

자주 쓰는 결재선 지정하기

기안을 할 때 자주 사용하는 결재라인을 지정해 두면 편리합니다. 예를 들어 일반 기안문인 경우에는 보통 ‘부장 검토 - 교감 검토 - 교장 결재’, 에듀 파인 기안문인 경우에는 ‘행정실장 협조 - 교감 검토 - 교장 결재’ 등과 같이 결재선을 미리 지정해두면 기안할 때마다 협조, 검토, 결재자를 찾아 지정해야 하는 수고를 덜 수 있습니다.

  • 1. [기안] - [공용서식] - [일반기안문 서식]을 눌러 기안문 화면으로 접속
  • 2. [결재정보] 화면에서 [결재경로지정] - 조직도에서 구성원 선택하여 ‘협조’, ‘검토’, ‘결재’ 지정
  • 3. ‘나의 결재선’에서 결재선의 이름을 지정하고 ‘저장’ 클릭

문서 재작성

학교 업무를 하다 보면 주기적으로 반복되는 업무가 있습니다. 이런 경우 매번 새롭게 기안하지 않고서도 쉽게 작성할 수 있지요.
[내 문서함] - [기안한 문서]에 들어가 자신이 기안한 문서를 선택하고 ‘재작성’을 클릭하면 이전에 기안했던 문서의 서식과 내용을 그대로 볼 수 있습니다. 필요한 부분(제목, 관련근거, 내용, 결재선 등)만 수정한다면 시간을 상당히 절약할 수 있답니다.

업무지원 알림판 활용하기

우리 학급이나 학년만의 특별한 체험학습을 계획해 보고 싶다면 ‘업무지원 알림판’을 유심히 살펴보세요.
각 지방자치단체, 도서관, 박물관, 문화유적지, 시민단체, 대학교, 기업 등에서는 교육기부 형식으로 학생들을 위하여 유익한 프로그램을 많이 운영하고 있답니다. 경우에 따라 체험활동비, 식비, 교통비를 지원해주기도 하므로 저렴한 비용으로 알찬 체험학습을 진행할 수 있답니다. 교사를 위한 연수, 공연, 강연 등에 대한 정보도 얻을 수 있어요.

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