업무관리시스템은 공문서의 작성과 유통을 위해 사용하는 시스템입니다. 기안과 문서접수가 가능하고 내부 메일 기능이 있습니다.
(1) 문서관리
① 기안: 문서를 작성하고 발송합니다.
- ㉠ [문서관리] - [기안] - [공용서식] - [일반기안문 서식] 선택
- ㉡ 결재 정보 지정 - 제목 입력, 과제카드 지정, 업무유형 선택, 대국민공개여부 선택
(민감한 정보가 포함되어 있는지 확인하여 공개/부분공개/비공개 선택), 직원열람제한 선택, 결재경로지정, 수신자 지정 등
- ㉢ 본문 작성
- ㉣ 결재올림
② 접수: 외부기관에서 온 문서를 문서대장에 편철합니다.
- ㉠ 담당자가 지정되어 있지 않다면
→ [결재] - [결재대기] - 해당문서 선택 후 [일괄담당자과제지정] - [결재경로] - 조직도에서
문서 담당자를 선택하여 ‘업무담당자’로 지정 - [과제카드선택] - [문서처리]
- ㉡ 담당자가 지정되어 있다면
→ [결재] - [결재대기] - 해당문서 선택 후 [일괄과제지정] - [과제카드선택] - [문서처리]
③ 공람: 기안하거나 접수한 문서를 여러 사람이 볼 수 있게 합니다. 공람대기 문서 중 중요하지 않은 것은 여러 문서를 한꺼번에 선택하여 공람완료 처리할 수 있습니다.
(2) 메모관리
정식 공문으로 처리할 필요는 없으나 업무에 참고할 메모 또는 구두보고 등의 목적으로 사용합니다. 과제카드 입력, 수신자와 참조자 지정, 파일 첨부를 할 수 있습니다.
(3) 내부메일
업무관리시스템 내에서 사용하는 메일입니다. 각 시도교육청에서 제공하는 메일 또는 상용메일과 연동되지 않으며 사용자의 이름, 아이디, 기관명 등을 검색하여 조직도에서 직접 찾아야 하는 번거로움이 있습니다.
첨부 가능한 파일의 용량이 크지 않아 시도교육청 내의 구성원들에게 업무 연락을 할 때 주로 사용합니다.
(4) 개인설정
① 개인 수신그룹 관리: 문서 작성이나 공람에 필요한 개인 수신그룹을 관리할 수 있습니다. 자주 자용하는 공람그룹(예: 교직원 전체, 1-6학년 담임교사 등)을 지정해 두면 문서 편철 시 편리하게 사용할 수 있습니다.
② 개인정보 관리: 결재직위, 전화번호, 이메일 등의 정보를 입력할 수 있습니다.
(1) 품의작성
① 제목을 입력합니다. (예: 20○○ 5학년 1반 학급운영비 지출 품의)
② 품의 내용을 입력합니다.
2017학년도 5학년 1반 학습 지도 및 학급보상과 관련한 물품을 다음과 같이 구입하고자 합니다.
- 1. 품의 내용
1) 일시: 20○○. 3~ 20○○. 2
2) 목적: 국어과 교수학습 지도 및 학급 경영을 위한 상품 구입
3) 품목: 모형 마이크, 발표 막대, 공책, 연필 등
- 2. 품의 금액: 100,000원
(○○○ 홈페이지 학교 계정 장바구니에 담음)
③ 해당되는 예산을 선택합니다.
(예산의 해당 항목이 보이지 않을 경우 행정실 문서관리 담당자에게 권한 요청)
④ 품목내역, 규격, 수량, 단가 등을 입력합니다.
⑤ ‘저장’ 후 ‘결재요청’을 누르면 업무관리시스템과 연계되어 기안문을 올릴 수 있습니다.
⑥ [품의목록] 메뉴에서는 이전에 품의한 내역을 볼 수 있습니다. ‘복사하기’를 눌러 이전 품의 내용을 불러와 쉽게 품의할 수 있습니다.
(2) 검사검수
지출품의를 올리고 물건을 구입하거나 비용을 지출한 후에 확인하는 절차입니다. 행정실에서 요청하면 ‘요청일자’를 맞추어 검수처리를 하면 됩니다.
자주 쓰는 결재선 지정하기
기안을 할 때 자주 사용하는 결재라인을 지정해 두면 편리합니다. 예를 들어 일반 기안문인 경우에는 보통 ‘부장 검토 - 교감 검토 - 교장 결재’, 에듀 파인 기안문인 경우에는 ‘행정실장 협조 - 교감 검토 - 교장 결재’ 등과 같이 결재선을 미리 지정해두면 기안할 때마다 협조, 검토, 결재자를 찾아 지정해야 하는 수고를 덜 수 있습니다.
- 1. [기안] - [공용서식] - [일반기안문 서식]을 눌러 기안문 화면으로 접속
- 2. [결재정보] 화면에서 [결재경로지정] - 조직도에서 구성원 선택하여 ‘협조’, ‘검토’, ‘결재’ 지정
- 3. ‘나의 결재선’에서 결재선의 이름을 지정하고 ‘저장’ 클릭
문서 재작성
학교 업무를 하다 보면 주기적으로 반복되는 업무가 있습니다. 이런 경우 매번 새롭게 기안하지 않고서도 쉽게 작성할 수 있지요.
[내 문서함] - [기안한 문서]에 들어가 자신이 기안한 문서를 선택하고 ‘재작성’을 클릭하면 이전에 기안했던 문서의 서식과 내용을 그대로 볼 수 있습니다. 필요한 부분(제목, 관련근거, 내용, 결재선 등)만 수정한다면 시간을 상당히 절약할 수 있답니다.
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